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Ottimizzazione Software Asset Management: l’approccio di WEGG

Come valutiamo il livello di maturità SAM dei nostri clienti 

Quando si parla di Software Asset Management (SAM), si fa riferimento a un insieme di best-practices IT che uniscono persone, processi e tecnologia per:

  • ottimizzare la spesa legata all’uso degli applicativi software
  • ridurre al minimo i rischi legali e di business per mancanza di conformità
  • pianificare in modo strategico la roadmap tecnologica per far crescere i sistemi IT in modo coerente con le necessità dell’organizzazione


L’ottimizzazione dei processi legati alla gestione degli asset software è uno dei capisaldi della nostra proposizione di valore e prende le mosse dal modello di ottimizzazione SAM di Microsoft, per cui siamo stati partner italiani di riferimento nel programma Microsoft SAM Managed Service.

Tale framework ha il vantaggio di essere in linea con lo standard ISO/IEC 19770-1:2012 e con il modello Microsoft Infrastructure Optimization (IO): questo permette di intraprendere un percorso di ottimizzazione che si fonda su una serie di criteri stabiliti e oggettivi.

Utilizzando le fasi dell’IO (Basic, Standard, Rationalized, Dynamic) anche in ambito SAM, infatti è possibile condurre una valutazione rigorosa e completa della dinamicità dei propri sistemi IT. 

Cosa intendiamo con “dinamicità”? Con questo termine, Microsoft fa riferimento alla strategia che aiuta le aziende a migliorare le capacità di persone, processi, infrastrutture, piattaforme attraverso la tecnologia. I sistemi dinamici sono l’asset strategico di questa visione perché aumentano la capacità di un’azienda e del suo personale di soddisfare con una risposta rapida ed efficace esigenze in continua evoluzione.

Una visione che condividiamo, dato che la nostra mission è trasformare la tecnologia in valore. L’obiettivo finale della nostra consulenza è, infatti, quello di valutare il livello di maturità SAM all’interno di un quadro più ampio per fornire indicazioni e strumenti in grado di aumentare la valenza strategica del proprio patrimonio IT.

L’approccio per l’ottimizzazione

Per guidare i nostri clienti verso l’ottimizzazione dei processi legati alla gestione degli applicativi software, adottiamo un approccio che prevede tre fasi:

Per ottimizzare la spesa per il software e ridurre il rischio di non conformità, il primo passo è quello di ottenere una visibilità completa sul proprio parco software. È questo lo scopo della SAM Baseline, che aggrega in un unico punto lo stato delle risorse distribuite per fare luce sull’utilizzo del software, su chi vi ha accesso, per quanto tempo e a quale costo, insieme all’effettiva posizione di licenza.

I fogli di calcolo sono lo strumento principe che i team IT usano per tenere traccia di tutti i dati software, ma non è facile operare per una loro riconciliazione in tempo reale, in modo da verificare la conformità, automatizzare la gestione delle licenze e avere la piena consapevolezza di eventuali opportunità di miglioramento (per negoziare condizioni più convenienti con il vendor, ad esempio).

Stabiliti gli obiettivi e gli stakeholder coinvolti, iniziamo con la fase di data gathering. In questo processo ci appoggiamo alla tecnologia del nostro partner Snow Software (è riconosciuta dalla Market Guide di Gartner per strumenti SAM) perché permette di normalizzare dinamicamente e in breve tempo i dati delle scansioni su tutti i dispositivi, le workstation e i server utilizzati con i rispettivi diritti di licenza. 

L’output della SAM baseline è un report che fornisce:

  • una sintesi dell’effettiva posizione di licenza sulla base di dati normalizzati
  • l’evidenza di situazioni di over/under usage delle licenze e rischi connessi (ad es. utilizzi indiretti). La nostra conoscenza delle politiche di licensing dei vendor è fondamentale per identificare eventuali zone grige o situazioni sfavorevoli nei contratti, a fronte dell’acquistato.
  • raccomandazioni per eventuali ottimizzazioni (es. riassegnazione licenze inutilizzate, definizione di modelli per la migliore assegnazione di licenza, revisioni di contratto ecc)


Il modello di ottimizzazione SAM che viene fornito al cliente tiene conto del livello di maturità dell’azienda che viene analizzato tramite un Assessment. La valutazione si basa sul modello Microsoft e sulle sue dieci chiavi di competenza: il consulente assegna – tramite intervista – un punteggio a ciascuna di esse e in output è possibile definire uno dei 4 livelli di maturità SAM (Basic, Standardized, Rationalized, Dynamic).

La comprensione del contesto di partenza è fondamentale per poter intraprendere le azioni necessarie a migliorare la propria gestione IT relativamente agli asset software.

Le competenze chiave – che sono mappate con le rispettive competenze ISO 19770-1 – sono: 

  • SAM a livello di organizzazione (in che modo il Software Asset Management – con procedure documentate, ruoli, responsabilità e sponsorizzazione del management – è stato implementato in ogni reparto all’interno dell’organizzazione?)
  • Piano di crescita SAM (l’organizzazione dispone di un piano approvato di crescita SAM?)
  • Inventario Hardware e Software (quale percentuale dei PC degli utenti e dei server è inclusa in un inventario centralizzato del software o in un sistema CMDB compilato da uno strumento di registrazione del software?)
  • Precisione dell’inventario (con che frequenza vengono riconciliati gli inventari del software con altre fonti per verificare l’accuratezza delle metriche sulle licenze, per esempio conteggi degli utenti sulla base delle informazioni del reparto HR?)
  • Dati sulle licenze (quale percentuale delle licenze software è registrata in un inventario delle licenze?)
  • Valutazione periodica (con quale frequenza vengono controllate le installazioni/utilizzi del software con il software legittimo?)
  • Interfacce per la gestione delle Operation (in che modo le varie funzioni di gestione delle Operation utilizzano quotidianamente inventari software e hardware?)
  • Processo di acquisizione (quale percentuale degli acquisti totali del software nell’organizzazione viene effettuata o è controllata e monitorata tramite processi centralizzati?)
  • Processo di installazione (quale percentuale del software totale implementato nei PC e nei server dell’organizzazione viene installata tramite risorse centralizzate o attraverso un ambiente di distribuzione controllato?)
  • Processo di ritiro (quale percentuale delle risorse hardware ritirate viene monitorata in modo da consentire di riutilizzare il software installato?)


Alla Baseline e all’Assessment segue un piano di attività, il SAM Deployment Planning, in cui forniamo linee guida e supporto per l’implementazione di processi (metering, controllo ecc.) e tecnologie SAM per raggiungere gli obiettivi e il livello di maturità desiderato.

Il nostro contributo alla crescita del cliente prevede anche servizi gestiti per rendere l’ottimizzazione un processo continuativo e discussioni strategiche sulla roadmap tecnologica che possiamo concretamente definire grazie alla nostra esperienza in negoziazione.

  

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