Area riservata

Parlaci della tua esigenza

Mobile e App Enterprise: come licenziarle se accedono al back-end di SAP®

Conviene un licensing “user-based” o “outcome-based”?

La mobility sta trasformando il business in maniera netta e sostanziale: assistiamo, negli ultimi anni, a una massiccia introduzione in azienda di applicazioni per tablet e smartphone. Attraverso i cosiddetti “rugged device” e le Enterprise App, le aziende migliorano i loro processi e guadagnano in efficacia.

Ad adottare per prime la tecnologia mobile sono state le aziende con una grande forza lavoro sul campo, come i settori delle utility e dell’Oil&Gas e i grandi player (ricordiamo la storica partnership tra IBM e Apple del 2014) stanno investendo con lo scopo di conquistare il mobile Enterprise con centinaia di app enterprise dedicate.

Ogni giorno sono sempre di più i clienti SAP® (grandi industrie manifatturiere, di servizi e persino PMI) che vedono l’attrattiva del mobile per le loro operazioni e la gestione degli asset.

Queste soluzioni mobile di terze parti possono essere integrate con SAP® direttamente o indirettamente, in modo sincrono o asincrono, attraverso BAPI o un processo batch. Possono essere pensate per l’utilizzo da parte di subappaltatori/fornitori o team interni. La natura “aperta” del sistema SAP® (vedi la Open Data Initiative promossa da Microsoft, Adobe e SAP) facilita lo scambio di informazioni – lettura, aggiornamento, cancellazione di dati – con questi applicativi esterni.

Ciò agevola i processi, perché l’accesso al Core di SAP® da parte di queste applicazioni mobili permette di creare in maniera automatizzata all’interno dello strumento altri elementi come richieste di servizio o ordini di vendita. Senza dispendiosi e ridondanti passaggi cartacei o via mail.

Il licensing SAP® in un’economia app-driven

Nel modello di licenza SAP® tradizionale, i clienti hanno bisogno di una licenza utente per ogni utente (“Named User”) che accede al sistema back-end di SAP®. Questa disposizione vale sia per i dipendenti interni sia per gli esterni (fornitori, subappaltatori ecc.).

Nella definizione “Named User” leggiamo anche: “Named users are also technical systems that exchange information with the SAP system, and their users”.

Tuttavia, mentre il pricing user-based funziona bene per l’accesso umano diretto perché è prevedibile e ben compreso, non è facile da applicare quando il sistema ERP viene usato indirettamente (ad esempio, da un utente che accede a un’applicazione mobile che utilizza poi la potenza di SAP® Digital Core per eseguire il processo aziendale) o digitalmente (ad esempio un bot RPA che usa il sistema). L’accesso indiretto si verifica quando persone o bot/automatismi utilizzano il Digital Core, senza accedere direttamente al sistema.

Secondo SAP®, l’uso va licenziato a prescindere dal metodo di accesso. Così leggiamo nella definizione contrattuale di “use”:

’’Use’ is defined as to activate the processing capabilities of the software, load, execute, access, employ the software, or display information resulting from such capabilities. Use may occur by way of an interface delivered with or as a part of the software, a licensee or third-party interface, or another intermediary system. All ‘use’ of SAP software, regardless of the method of access, requires an appropriate license.”

Se si creano richieste di servizio o transazioni in SAP®, questo è un utilizzo. È così che SAP® protegge la sua proprietà intellettuale. Un articolo pubblicato su news.sap.com  afferma che “l’ambiguità legata all’uso (ndr: ogni accesso al “core” da parte di applicazioni mobili va licenziato?) ha portato a pratiche di vendita di licenze e audit incoerenti (ndr: alcune finite anche in tribunale, ricordiamo il caso Diageo UK) che hanno finito per scuotere la fiducia dei clienti.”

Un nuovo modello di licensing

Nel 2017 SAP ha introdotto il concetto di “Indirect Static Read” per qualificare i casi in cui l’accesso al “core” da parte di applicazioni mobile non richiede licenza.

Questa policy prevede uno scenario per cui le informazioni esportate da un sistema non SAP® a un sistema SAP® non richiedono licenza se avvengono tramite una query che rispetta questi criteri:

  • È stata creata da una persona autorizzata a utilizzare il sistema ERP SAP®
  • Viene eseguita automaticamente su base programmata.
  • L’uso di tali informazioni esportate da parte dei sistemi non SAP® e/o dei loro utenti non comporta un aggiornamento delle capacità di elaborazione del sistema SAP®


L’anno successivo la multinazionale tedesca ha lanciato un nuovo modello di “outcome-based” licensing, il Digital Access: in base a questo modello, i clienti SAP® possono concedere in licenza il loro accesso indiretto a SAP® in base al numero e alla tipologia di documenti creati, indipendentemente dal numero di utenti che si connettono al sistema SAP®.

Il nuovo modello non lascia spazio a dubbi: a determinare il pricing è il numero totale di documenti prodotti e la loro tipologia (per cui è previsto un moltiplicatore di fee)

Il conteggio dei documenti prodotti – per cui SAP mette a disposizione degli strumenti specifici – tiene conto di due elementi:

  • Il costo di creazione avviene una tantum: SAP addebita la creazione del documento, tutte le operazioni successive (lettura, aggiornamento e cancellazione del documento) sono incluse nel costo di creazione.
  • Il numero totale di documenti concessi in licenza si applica ad ogni documento creato, indipendentemente dal tipo.


Enterprise App: il modello Digital Access è la soluzione?

Le aziende che si appoggiano ad applicazioni mobili che interagiscono con SAP® come possono assicurare il rispetto della conformità scegliendo allo stesso tempo il modello di licensing economicamente più vantaggioso?

In un articolo, SAP ha fatto sapere che il nuovo modello Digital Access va oltre l’Indirect Static Read:

This new pricing policy for indirect digital access of ERP goes above and beyond the Indirect Static Read** policy introduced in 2017. By the new policy definition, SAP only counts and charges for the creation of documents by the ERP system triggered by indirect digital access, therefore eliminating the need for a separate Indirect Static Read policy for ERP.

In WEGG siamo consulenti esperti di licensing SAP® e prima di decidere di passare al nuovo modello, sulla spinta della paura di non essere conformi, è bene fare le opportune valutazioni. Se l’uso indiretto rispetta la prima condizione dell’Indirect Static Read (la query creata da una persona già coperta da licenza utente), i requisiti di conformità sono già soddisfatti.

Sarebbe opportuno ragionare sulla convenienza di licenziare tutti gli utenti che utilizzano l’app mobile oppure i documenti che sono risultato di tali interazioni? Queste considerazioni devono tener conto di diversi elementi:

  • evoluzione tecnologica dell’azienda: sono previste altre applicazioni mobili che richiederanno di essere licenziate? Le abbiamo mappate tutte, oggi e in futuro?
  • tipologia dell’interazione: quali azioni sul “core” di SAP® produce l’interazione? Sono previsti automatismi digitali operati da bot all’interno di questi applicativi? E qui bisognerebbe approfondire il tipo di automazione (se assistita o non assistita)
  • licenze utente già rilasciate: “coprono” anche gli accessi indiretti?


Considerando che l’utilizzo di applicativi enterprise che si interfacciano con i sistemi di gestione aziendale (tra cui SAP®) sarà sempre più diffuso, con lo scopo di offrire servizi digitali a utenti interni ed esterni da ovunque si connettono, è questo il momento per pensarci.

La mobility, l’Enterprise Service Management e il licensing SAP® sono facce della stessa medaglia e i clienti SAP® si trovano a un bivio: meglio contratti basati su licenze “user-based” o “outcome-based”?

A dicembre 2022 scadranno gli incentivi finanziari per aderire al nuovo modello Digital Access e ci sono varie opzioni per scegliere se mantenere o rivedere il proprio contratto SAP®. Ne parleremo in un webinar in programma il 15 settembre!

                                                Licenze user-based o outcome-based?                                         
                                             ISCRIVITI AL WEBINAR SOS LICENZE SAP®


*SAP® e altri prodotti e servizi SAP® menzionati sono marchi registrati
di SAP SE (o di una società affiliata a SAP®) in Germania e in altri paesi.

02-s pattern02

Vorresti valutare il licensing SAP® più conveniente per la tua azienda?

CONTATTACI PER APPROFONDIRE!