IT e business: come creare team cross-funzionali

Perché IT e business non riescono a collaborare in modo efficace? Alcuni consigli su come creare team cross-funzionali per evitare che l’IT sia solo quello che sta al di là del recinto.

Vi è mai capitato di giocare a Untitled Goose Game, vestendo i panni — anzi le piume — di una dispettosa oca che ne combina di tutti i colori in un villaggio?

Se sì, vi ricordate che tra le richieste da completare c’era “Get Thrown Over The Fence”? Dovevate farvi gettare al di là del recinto, magari nascondendovi dentro una scatola di cartone destinata all’altra parte.

Ecco, “Get Thrown Over The Fence”, questa è l’immagine che mi viene in mente quando penso all’IT e al business che collaborano. In parole povere, il business definisce dei requisiti, li “lancia” oltre il recinto all’IT che prova a creare un piano tecnologico rispondente alle aspettative, a volte anche irrealizzabili. Il piano viene poi rilanciato dall’altra parte.

Nel rimpallo del piano dall’altra parte, il business fatica a capire — visto che non ha le necessarie competenze tecniche — i punti di connessione tra la loro richiesta originale e quanto pervenuto. Il “gioco” continua finché si arriva a una decisione, non sempre allineata in modo ottimale.

Il nuovo ruolo dell’IT

Ma la tecnologia è ormai la spina dorsale delle aziende, il cambiamento globale degli ultimi due/tre anni lo ha messo ancora di più in evidenza. L’IT è stato chiamato a garantire la continuità del business in momenti in cui la remotizzazione del lavoro e la digitalizzazione erano le uniche alternative possibili.

Questo ha portato a un’accelerazione dell’adozione di nuove modalità di business, ma anche di concepire il modo di lavorare stesso. Pensiamo al concetto di Everywhere Workplace, che ha visto l’IT protagonista nel fornire un accesso remoto diffuso.

Secondo i leader IT intervistati da Snow nel “2022 IT Priorities Report”, il 90% di essi ritiene che ora la propria azienda sia in grado di gestire il lavoro ibrido in modo efficiente. E quindi di essere più agile e meglio preparata a fronteggiare altre emergenze globali.

IT e business: l’importanza di team cross-funzionali

Fortunatamente sono sempre di più le realtà che stanno recependo l’importanza di una commistione tra l’IT e business. Lo testimonia la ricerca Snow citata prima. L’89% dei leader IT ha notato che molti dei ruoli IT che erano sottovalutati prima del Covid ora sono considerati essenziali.

Ecco un’interessante snapshot tratta dal report Snow, al primo posto vediamo una maggiore collaborazione nella definizione del budget:

Visto che la tecnologia è strettamente legata al business e ai suoi piani strategici, lavorare in modo cross-funzionale assicura un vantaggio competitivo. Si riducono i colli di bottiglia e il decision making peer-to-peer garantisce l’allineamento dei risultati con gli obiettivi attesi.

Ma ci sono delle condizioni essenziali da soddisfare per riuscire ad arrivare a questo traguardo:

1) avere un sistema di ROI condiviso

Una delle difficoltà più frequenti è riuscire a tradurre la spesa tecnologica in metriche ROI comprensibili per il business e inserirle in un contesto di mercato.

Pensiamo all’adozione di una nuova tecnologia (ad es. il cloud), gli indicatori di performance potrebbero essere differenti per l’IT (Availability, Elasticity Speed, Recovery Time Objective ecc.) e il business (CSAT, riduzione tempi time-to-market ecc.). Bisogna trovare un minimo comune denominatore che sia in grado di determinare i benefici per il business.

2) rendere tutti gli stakeholder “accountable”

Il sistema informativo creato deve essere accessibile a tutte le parti in gioco, in modo da poter monitorare l’avanzamento degli investimenti e la loro rispondenza alle aspettative.

Solo così si potranno fare proposte basate sui dati e “aggiustare il tiro” di volta in volta. Diventare in una parola agili.

3) avere una visione a più livelli

Per non perdersi in un mare di informazioni, i membri dei team cross funzionali devono accedere a un sistema di analisi a più livelli, uno granulare relativo alla loro area di competenza e uno di più alto livello, che sintetizza e mette in relazione i dati significativi.

In questo modo non perderanno mai di vista quello che conta davvero e miglioreranno le loro capacità predittive.

Tecnologia: un fine o un mezzo?

Nel realizzare questa integrazione tra IT e business, la tecnologia è un fine ma anche un mezzo: trasferire i principi sopraelencati in una piattaforma condivisa può facilitare la lettura delle informazioni e l’interazione tra le parti.

Nell’azienda in cui lavoro, che si occupa di consulenza IT, ad esempio promuoviamo un approccio innovativo di gestione del budget che si basa sul portafoglio dei progetti.

Pensiamo ad esempio al budget IT di una multinazionale, destinato al finanziamento di diversi progetti legati all’adozione di nuove tecnologie. Se i dati relativi ad ogni singolo progetto (costi, tempi, risorse allocate, risultati, previsioni ecc.) non sono uniformati secondo metriche oggettive e condivise, come facciamo a metterli in relazione e a capire come distribuire i costi in maniera ottimale?

Per questo è fondamentale che i team cross-funzionali si appoggino a piattaforme digitali in grado di riconciliare in modo oggettivo la gestione dei progetti con la contabilità analitica. Solo così potranno mappare la relazione tra il progetto e le singole voci di costo e quindi studiare una migliore allocazione futura.

È un modo efficace per riportare l’IT dentro al recinto, fianco a fianco con il business.