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I nostri servizi

Process Measurement.

Impostiamo sistemi di misurazione univoci dei processi aziendali.

Le aziende usano degli indicatori di misurazione delle prestazioni (KPI) per pianificare le attività aziendali, misurare gli scostamenti tra obiettivi attesi e risultati ottenuti e intraprendere le azioni necessarie per correggere i gap.

Pianificazione, controllo, correzioni tempestive: è un metodo che ha come ambito di misurazione i processi aziendali. Ma i dati di misurazione sono frammentati tra funzioni, sistemi e metodi di valutazione diversi e la discrezionalità è tale che riportarli a una dimensione univoca non è facile. Consideriamo, inoltre, che la raccolta dei dati spesso segue logiche di inserimento ed elaborazione diverse e possono esserci discrepanze.  

Con il nostro servizio di Process Measurement, centralizziamo i processi aziendali in piattaforme digitali per poter misurare da un’unica vista l’avanzamento delle attività, identificare le inefficienze e assicurare la conformità dei dati inseriti nei flussi disegnati.  

Si tratta di operazioni come il data entry, l’evasione di richieste, il completamento della burocrazia relativa alle approvazioni: il back-office deve espletarle e in fretta, per non penalizzare l’operatività, impegnando
gran parte del loro tempo in attività noiose ma necessarie, con il rischio di errori dovuto ai grandi volumi da gestire.

Le aziende credono che la soluzione ai loro problemi sia la tecnologia, ma la dematerializzazione all’interno di piattaforme digitali non è garanzia di efficienza. Un processo non ottimizzato resterà tale anche sul digitale, se non preceduto da un’analisi e una revisione organizzativa in funzione degli obiettivi delle persone coinvolte.

La strada per la produttività – e di conseguenza per la competitività – passa per la razionalizzazione e l’ottimizzazione dei processi. Secondo McKinsey, almeno il 30% dei processi aziendali potrebbe essere
automatizzato: parliamo di quelle attività ripetitive e a basso valore aggiunto che i dipendenti compiono quotidianamente, reiterandole con automatismi manuali ricorrenti.

La digitalizzazione dei processi è preceduta da una fase di analisi volta a ottimizzarli secondo gli obiettivi di misurazione desiderati: possiamo verificare in ogni momento l’impatto sul business, sugli utenti finali e l’effort richiesto secondo i KPI di valutazione più idonei.  

Con il nostro servizio di Process Automation, rivediamo i processi all’interno di piattaforme digitali: mappiamo le attività senza alcun valore aggiunto, identifichiamo il percorso più efficiente per le persone coinvolte, automatizziamo e robotizziamo le singole parti di processo con il supporto di AI e bot RPA e permettiamo l’auditing costante dei processi in una visione di insieme, al fine di migliorarli.

QUALI SITUAZIONI DOVREBBERO METTERTI
IN ALLARME?

Quali situazioni relative ai servizi offerti dovrebbero mettervi in allarme?

Discrezionalità

Con metriche di misurazione differenti legate ai singoli processi, è difficile fare confronti, figuriamoci arrivare all’analisi degli scostamenti o all’identificazione di tendenze generali. L’analisi è sempre discrezionale.

Assenza di standardizzazione

Un singolo processo può funzionare, ma la combinazione di più processi può essere inefficiente. L’assenza di un fattore comune nella misurazione fa vedere il particolare ma non il generale.

Confusione su KPI rilevanti

Gli indicatori si concentrano sull’efficienza del processo ma non sull’impatto che può avere sul business: spesso le aziende non tengono conto di questo aspetto, che è fondamentale.

Incapacità di individuare margini di miglioramento

Risorse allocate, workflow, avanzamento delle attività, budget stanziato, KPI sono tanti pezzi di un unico mosaico ma le aziende li gestiscono separatamente, non riuscendo a ottimizzare i loro processi.

Quali situazioni relative ai servizi offerti dovrebbero mettervi in allarme?

Professionalità non valorizzate

Le attività di routine non vi permettono di valorizzare a tempo pieno la professionalità e la specializzazione dei tuoi dipendenti per creare valore aggiunto e quindi innalzare le performance complessive.

Disomogeneità dei dati

I processi si appoggiano a vari strumenti aziendali e gran parte dei dati sono inseriti manualmente. Potrebbero esserci errori e disomogeneità, ma la pulizia e la normalizzazione dei dati vi portano via molto tempo.

Poco scalabile

Avete processi che vengono eseguiti secondo input e schedulazioni ricorrenti. Non riuscite però a identificare le regole e automatizzarle per poter scalare sui costi.

Tecnologie complesse

Vorreste digitalizzare e automatizzare i processi, ma vi scontrate con progetti e tecnologie che richiedono competenze di coding e implementazione avanzate.

La misurazione dei processi è una best-practice basata sull’evidenza che identifica inefficienze e margini di miglioramento. La maggior parte delle aziende però misura i singoli processi, senza riuscire a inserirli in una mappa del flusso di valore che la combinazione dei processi fornisce all’utente finale e al business. Per rendere la misurazione dei processi realmente efficace, dovresti:

Conoscere le relazioni interne dei processi

In azienda avete delle procedure consolidate definite con il tempo e l’esperienza, le cui attività vengono misurate per verificare il raggiungimento degli obiettivi e gli scostamenti. La parcellizzazione di sistemi informativi e KPI utilizzati impedisce però di identificare le relazioni interne ai processi e capire linterdipendenza, nonché la variazione tra essi. Ad esempio, potreste accorgervi che per completare una fase del processo alcune unità impiegano un’ora e altre cinque ore, senza riuscire a capire qual è l’elemento responsabile della variazione.  

Standardizzare i processi, eliminando la discrezionalità

Per eliminare la discrezionalità legata ai processi, dovreste operare una standardizzazione: il digitale ha questo vantaggio perché integra sistemi e basi dati e vincola gli utenti a procedure univoche e controllate, nel pieno rispetto della conformità. Una piattaforma digitale può ospitare flussi disegnati ad hoc e garantire la congruenza dei processi. Ma è necessario che i flussi disegnati producano dati di misurazione utili e non complichino il loro raccoglimento con procedure ridondanti o senza scopo.  

Creazione di una mappa del flusso di valore

Per definire flussi e KPI, dovreste creare una mappa del flusso di valore, delineando i processi che forniscono valore e i dati che permettono di misurare quotidianamente il loro impatto sul business. La tecnologia deve essere in grado di produrre by-design gli elementi utili alla vostra analisi.  

A colpo d’occhio dovreste riuscire a identificare lo stato dei vostri processi e dei servizi risultanti dalla combinazione dei processi: informazioni come l’impatto di ogni attività sul risultato finale, l’effort richiesto per ciascuna di esse, la soddisfazione di utenti e clienti vi permettono di ottimizzarli al fine di massimizzare il valore.  

L’automazione dei processi – oltre a liberare il tempo delle persone e a
ridurre i costi di gestione – offre alle imprese ampi spazi di miglioramento,
grazie alla raccolta e all’elaborazione di dati che possono essere utilizzati
per incrementare l’efficienza. Per trarre il massimo valore dalla tecnologia,
dovresti:

Analizzare i processi aziendali e le loro relazioni

Per non limitarvi alla semplice dematerializzazione dei processi e delle relative inefficienze, dovreste partire da un’analisi dei flussi operativi del personale, identificando complessità e colli di bottiglia per il raggiungimento degli obiettivi individuali. Dove ci sono processi che presentano un insieme di elementi (attività, azioni, compiti, risultati e prodotti) che seguono fasi predefinite nel produrre risultati ripetibili, studiate le relazioni innescate tra le varie figure e all’interno dei sistemi aziendali per identificare quale potrebbe essere il percorso di gestione e approvazione più semplice per le persone coinvolte.

Valutare lo scenario di automazione

In un secondo momento valutate il livello di
complessità
dell’interazione richiesta: vanno previsti scenari di automazione differenti a seconda che sia richiesta o meno la supervisione umana. Ci sono software/bot che aiutano a massimizzare
la produttività del singolo utente compilando automaticamente dati mentre l’utente è parte del processo – e altri che possono operare indistintamente secondo regole predefinite su grandi volumi di dati.

Verificare l’impatto sui sistemi aziendali

L’inserimento di eventuali bot o automatismi può avere un impatto sui sistemi aziendali. Dovreste studiare le
integrazioni più efficaci per la sincronizzazione dei dati e verificare che rispettino la compliance richiesta dai contratti di licenza dei software coinvolti.

Centralizzare i processi rivisti su una piattaforma digitale

La digitalizzazione dei processi è vincolata alle analisi precedenti: l’ultimo step è portarli su una piattaforma centralizzata e facilmente accessibile a tutte le parti
in gioco, che in questo modo possono cooperare dovunque si trovino. L’automazione velocizza le approvazioni ed elimina i passaggi che prima erano
ripetitivi. In questa fase, dovresti assicurarti che l’esecuzione e l’inserimento dei dati rispettino dei passaggi codificati e vincolati, per generare dati uniformi e già normalizzati. Solo così ti sarà possibile monitorare e rivedere i processi sulla base
di informazioni concrete, piuttosto che in base ad opinioni soggettive.

Permettiamo di misurare il vero valore in ogni momento. L’efficacia dei singoli processi è valutata per l’impatto sul business.

Creiamo uno strumento di misurazione univoco,  
disegnando e rivedendo i processi aziendali – intra e interfunzionali – su una piattaforma digitale centralizzata.  

Offriamo ai decisori delle dashboard che in ogni momento permettono di verificare l’impatto sul business di processi singoli e combinati per poter rilevare in maniera integrata i casi di variazione, i colli di bottiglia e il margine di miglioramento.

I PROCESSI DEVONO ESSERE SALDAMENTE IN MANO A CHI LI GESTISCE.
CREDIAMO CHE LA TECNOLOGIA SIA SOLO UN FACILITATORE.

Ci impegniamo nel fornire soluzioni e tecnologie no code e low code, per facilitare il controllo e la gestione dei processi, qualunque sia il livello di maturità delle aziende coinvolte.
Inseriamo elementi di automazione assistita e non sulle singole parti di processo per facilitare lo scambio di informazioni tra sistemi e velocizzare il lavoro delle persone, inserendoli in una visione d’insieme che i manager possono sfruttare per analizzarli, monitorarli e migliorarli.

COSA OFFRIAMO

Business Process Management 

Digitalizziamo i processi a partire dalla creazione di una mappa del flusso di valore.

  • mappatura e revisione dei processi intra e interfunzionali legati all’erogazione dei servizi
 
  •  individuazione dei KPI rilevanti e creazione di una mappa del flusso di valore
 
  • strutturazione e standardizzazione della gestione dei processi sul digitale
 
  • scouting, progettazione, sviluppo e implementazione della tecnologia
 
  • dashboard di process measurement costruite secondo i KPI rilevanti
  • funzioni integrate (resource management, activity based costing, budgeting) per pianificazione, ottimizzazione, riduzione degli scostamenti
  • visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento dei processi e dei servizi
  • identificazione delle inefficienze nei processi di erogazione dei servizi
  • misurazione dell’effort richiesto per ogni attività
  • assistenza e supporto nell’uso della piattaforma 
  • formazione del personale e condivisione di best-practices
Reportistica avanzata

Creiamo dashboard relative ai processi a partire dai KPI rilevantiper il business

  • analisi preventiva delle informazioni utili alla misurazione dell’impatto sul business
  • interviste e assessment con i decision makers
  • progettazione e personalizzazione avanzata di strumenti di data visualization per facilitare i confronti tra processi
  • generazione automatica di report pronti all’uso
  • notificazione integrata nei cicli approvativi per conoscere lo stato di avanzamento dei processi
  • fornitura di benchmark di settore per la misurazione dei processi
Compliance dei dati e dei processi

Garantiamo il rispetto dei flussi progettati e la raccolta di dati secondo le policy aziendali. 

  •  inserimento strutturato di dati e attività in schemi codificati
 
  • prioritizzazione e notificazione per coinvolgimenti mirati
 
  • impostazione di procedure di self-help
 
  • tracking automatico di KPI e generazione di report
 
  • integrazione con strumenti ITAM e ITSM
Soddisfazione
di utenti interni
e clienti

Permettiamo di identificare il margine di miglioramento per aumentare la soddisfazione

  • misurazione della soddisfazione di utenti interni
  • misurazione della soddisfazione dei clienti
  • revisione dei processi nell’ottica di creazione di valore per l’utente finale
  • massimizzazione della soddisfazione tramite l’individuazione di opportunità di miglioramento 
Riduzione discrezionalità

Mettiamo a fattor comune gli indicatori di prestazione di funzioni aziendali diverse. 

  • setting di KPI univoci e misurabili dell’impatto sul business dei processi
  • integrazione e automazione di sistemi e processi di funzioni diverse  
  • riduzione di tempo nell’uniformare i dati di processi di funzioni diverse
  • identificazione di opportunità di miglioramento e riduzione dell’effort    

COSA OFFRIAMO

Business Process Management

Analizziamo e rivediamo i
processi aziendali per renderli più efficienti.

  • analisi dei processi aziendali e valutazione dell’impatto delle inefficienze sul risultato finale
 
  • interviste e assessment con gli stakeholder per definire le esigenze
 
  • creazione e progettazione di un modello in base a una varietà di potenziali scenari
 
  • standardizzazione delle
    procedureUX design, prototipazione e test su
    early adopters
 
  • definizione dei processi e dei KPI per l’auditing costante
Automazione
Scegliamo e progettiamo le tecnologie per automatizzare i processi.
  • identificazione dei processi ad alto tasso di automazione
 
  • analisi what-if e valutazione degli scenari di automazione
 
  • definizione di regole, input e trigger per l’attivazione di workflow automatizzati
 
  • digitalizzazione dei processi all’interno di una singola piattaforma
 
  • setting e addestramento di algoritmi AI e bot RPA
 
  • scouting, progettazione e implementazione della tecnologia digitale
 
  • analisi dell’impatto delle nuove tecnologie sui contratti di licenza
 
  • integrazioni con APIs e servizi per ridurre il passaggio tra sistemi
Riduzione costi di gestione

Permettiamo alle aziende di
essere più resilienti e di scalare.

  • ottimizzazione del workflow
    management
 
  • creazione di processi che
    rendono disponibili dati by
    design
 
  • inserimento strutturato di dati e attività in schemi codificati
 
  • prioritizzazione e notificazione per coinvolgimenti mirati
 
  • impostazione di procedure di self-help
 
  • tracking automatico di KPI e generazione di report
 
  • integrazione con strumenti ITAM e ITSM

RISOLVIAMO ESIGENZE CRUCIALI     PER AIUTARE I TUOI MANAGER A MISURARE I PROCESSI.

Progettiamo sistemi che permettono una misurazione dei processi realmente business-driven.

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Digitalizzare processi e/o funzioni aziendali 

“Vorrei digitalizzare i processi aziendali per migliorarli e standardizzare la loro gestione” 

Avere dati affidabili su cui decidere la strategia 

“Vorrei ottenere report affidabili su cui basare la mia pianificazione”

Migliorare l’erogazione di servizi interni ed esterni

“Vorrei conoscere l’impatto dei miei processi sulla soddisfazione dell’utente.”  

RISOLVIAMO ESIGENZE CRUCIALI PER RENDERE I TUOI PROCESSI PIÙ EFFICIENTI.

Inseriamo l’automazione nei tuoi processi per ottimizzarli.

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Ridurre l’effort di attività ripetitive e time-consuming

“Vorrei automatizzare le attività ripetitive del personale di back-office.”

Migliorare l’erogazione di servizi interni ed esterni.

“Vorrei rendere più efficienti i miei processi di fornitura dei servizi.”  

Digitalizzare processi e/o funzioni aziendali  

“Vorrei centralizzare la gestione dei miei processi su una piattaforma digitale.”  

Vorresti misurare i processi aziendali  
secondo i KPI rilevanti per il tuo business? 

CONTATTACI PER UNA
CONSULENZA!

Vorresti rendere più efficienti i processi tramite l’automazione?

CONTATTACI PER UNA CONSULENZA!

LE AZIENDE DEVONO MISURARE I LORO PROCESSI, MA NON SOLO

Scopri gli altri servizi che offriamo per migliorare la strategia aziendale.

LE AZIENDE DEVONO OTTIMIZZARE I LORO PROCESSI, MA NON SOLO

Scopri gli altri servizi che offriamo per migliorare la gestione dei processi di erogazione dei servizi.
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